現在弊社では、 「G Suite Business 版」を利用しています。これを利用し始めた経緯は、SFA導入時にクラウドストレージとして利用するためでした。しかし、この中には多くのビジネスツールも含まれており、利用することが可能です。言い換えれば、利用しないと勿体無いのです。
一例として、上記ツールにはオフィスソフトもあります。
MSアウトルックと同様のメールツールは、”Gメール”
MSワードと同様の文書作成ツールは、”グーグル・ドキュメント”
MSエクセルと同様の表計算ツールは、”グーグル・スプレッドシート”
MSパワーポイントと同様のプレゼンツールは、”グーグル・スライド” です。
”Gメール”は、１つの端末にとらわれないwebブラウザメールで、私は大変気に入っています。それまでのメールツールでは、利用出来る容量が決まっていて、古いメールは圧縮して保存するシステムでした。また、パソコンの引越し時には、これまでのメールをエクスポート・インポートしたり、随時メンテナンスが必要でした。勿論、外出時には物理的にメールの送受信は出来ません。
他方、webブラウザメールは、端末や場所などの制限を受けることなく、いつでもどこでもメールの送受信が出来ることが最大の利点です。また利用容量が無制限（2020年9月現在）であることから、全てのメールを保管出来、必要に応じて検索することで過去のやり取りしたメールを閲覧することが可能です。
前述の ”グーグル・ドキュメント”は、文書作成ツールです。MSワードとほぼ同様のことが出来ます。ワードに慣れている人は若干の使い難さを感じることがあります。しかし、このツールはクラウド上にあるため、Gメール同様利用するときの場所を選びません。更に素晴らしいと思うことは、作成しているファイルを他の人と共有することが出来、同時に編集作業が出来るという点です。
これまでのオフィスソフトでは、自分以外のユーザーには排他的となり、編集しているファイルを他の人と共有することが出来ませんでした。従って、他の人にそれぞれそのファイルを閲覧してもらい、修正が必要な箇所を指摘してもらうなどの手間がありました。このツールでは、多数のユーザーにファイルを共有し、同時に編集出来ることが最大の利点です。大げさに言えば、時差を利用して、他国のユーザーと24時間連続して編集作業をしていくことが出来ます。自分が寝ている時間にも、地球の裏側のユーザーが編集作業をすることが出来るからです。”グーグル・スプレッドシート”も、”グーグル・スライド”も同様です。
まだまだ沢山のツールがあります。
グーグル・ハングアウト（インターネット電話、テレビ電話、チャット）
グーグル・ミート（テレビ会議）
グーグル・カレンダー（スケジュール管理）
グーグル・keep（デジタル付箋）←最近利用し始めました
これまで自分が慣れ親しんできたツールが一番使い易いです。しかし、テクノロジーは日進月歩です。次々に素晴らしいツールが登場しています。新しいことを始めるときは、時間もかかり、不便を感じ、分からないことだらけだと思います。ここでその人の人間性が現れると思います。大変ではあるけれど、絶えず新しいことにチャレンジをする人であるのか、チャレンジすることを面倒と思う人であるのか。私は絶対に前者でありたいと思います。